Cómo SPI Americas Automatizó el 80% de sus Registros de Propiedad Intelectual
Una firma especializada en PI multipaís eliminó el trabajo manual repetitivo e integró sus flujos documentales en una sola plataforma operando en 4 países.
El Desafío
SPI Americas es una firma especializada en propiedad intelectual que opera simultáneamente en Chile, Colombia, Perú y Ecuador. Cada expediente de registro —marcas, patentes, modelos de utilidad— requería la coordinación de documentos, poderes notariales bilingües y plazos legales distintos según la jurisdicción. Con un volumen creciente de solicitudes, el equipo destinaba horas diarias a tareas repetitivas: transcribir datos desde correos, generar documentos desde cero y hacer seguimiento manual de cada trámite en planillas de Excel.
El principal riesgo operacional no era solo la ineficiencia, sino el error humano. Un número de expediente mal copiado, un plazo mal calculado o un poder notarial con datos incorrectos podía comprometer la vigencia de un registro de PI y exponer al cliente a consecuencias legales. A medida que la cartera de clientes crecía, el modelo manual se volvió insostenible: escalar requería contratar más personal administrativo, no generar más valor para los clientes.
Growth Buddies fue convocado para diseñar una plataforma a medida que eliminara las tareas repetitivas, centralizara la información de todos los países en un único sistema y garantizara que el equipo legal pudiera enfocarse exclusivamente en el trabajo de alto valor: la estrategia de PI, la relación con clientes y las decisiones jurídicas críticas.
La Solución
Implementamos SPI Smart Flow, una plataforma SaaS a medida que integra OCR con Gemini, webhooks de Pipefy, generación bilingüe de poderes PDF, y un dashboard Kanban para gestión de expedientes en 4 países.
El flujo completo — desde la recepción de una nueva solicitud de registro hasta la generación del documento de poder listo para firma — pasó a ejecutarse de forma autónoma, con intervención humana solo en las decisiones estratégicas y revisiones legales.
Tecnologías Utilizadas
Resultados
La implementación de SPI Smart Flow transformó el flujo de trabajo del equipo desde la raíz. Lo que antes requería horas de transcripción manual —ingresar datos de cada solicitud, generar el poder notarial en español y en inglés, hacer seguimiento del estado en el país correspondiente— pasó a ejecutarse en minutos de forma autónoma. El sistema extrae datos automáticamente desde los correos de ingreso usando OCR con Gemini, los valida contra la base de expedientes, genera el documento PDF bilingüe con firma lista, y actualiza el tablero Kanban del equipo en tiempo real.
La facturación de SPI Americas creció un 17% en los primeros meses de operación de la plataforma, no porque contrataran más clientes de golpe, sino porque el equipo pudo procesar más solicitudes con el mismo headcount y con menos errores. El tiempo dedicado a gestión documental se redujo en un 60%, liberando a los profesionales para enfocarse en el trabajo estratégico que realmente factura.
Lo que tomaba horas ahora se procesa en minutos de forma autónoma.
Mayor capacidad de procesamiento sin aumentar el equipo administrativo.
Chile, Colombia, Perú y Ecuador con un único sistema centralizado.
Relación activa y en evolución continua de la plataforma.
Relación con el Cliente
Cliente recurrente desde 2024. Operando en Chile, Colombia, Perú y Ecuador. La plataforma continúa evolucionando con nuevas integraciones y módulos a medida que crece la firma.
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